Projekt-Referenz
Das Buchungs-Tool ist in enger Zusammenarbeit mit einen bekannten Verband entstanden. In die Bestandswebseite, basierend auf WordPress, sollte ein umfassender Terminkalender integriert werden, um die vielen Veranstaltungen, Kongresse und Seminare des Verbands übersichtlich und attraktiv darzustellen. Für mehr Planbarkeit sollte ein nahtlos integriertes Buchungssystem, das möglichst automatisiert Einladungen, Zusagen und Absagen verwaltet, ermöglicht werden. Wir haben die Anforderungen aufgenommen, die passende Erweiterung gefunden und den Verband bei der Integration unterstützt.
Passendes WordPress-Event-Plug-in: Veranstaltungen im Verband einfach managen
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Problemstellung
Im Verband gibt es viele verschiedene Veranstaltungformate, Termine und Arbeitsgruppen. Diese konnten mit vorhandenen Tools nicht übersichtlich dargestellt werden. Die Verwaltung im Backend war kompliziert und zeitaufwändig. Planbarkeit war ohne Buchungssystem nicht möglich, die Anzahl der Teilnehmenden unklar und Zusagen oder Absagen unverbindlich. -
Lösungsansatz
Nach umfangreicher Beratung haben wir passende WordPress-Plug-ins recherchiert und mit einer Eigenentwicklung verglichen. Es wurden verschiedene Profi-Plug-ins identifiziert und auf einem eigens installierten Testsystem ausgiebig begutachtet. Wichtig waren Funktionsumfang, Aktualität sowie die Verfügbarkeit in deutscher Sprache. -
Vorteile
Die Darstellung der Termine wurde dank eines Farbsystems und Kalenders mit Filter deutlich verbessert und übersichtlicher. Veranstaltungen sind jetzt für den Verband und seine Mitglieder besser planbar, da die Mitglieder per Klick eine Zusage tätigen können.
Projekt-Highlights
Volle Integration in WordPress
Um eine konsistente Nutzererfahrung zu sichern, war es essenziell, das individuell programmierte Design und Theme der bestehenden Seite in das neue Eventsystem zu integrieren. Dabei stand im Vordergrund, dass die Mitglieder des Verbandes ihre vorhandenen Login-Daten nahtlos weiter nutzen können, um exklusiven Zugriff auf den Veranstaltungskalender zu erhalten. Der Look der Website bleibt so einheitlich, die neuen Funktionen fügen sich harmonisch in das bestehende Design ein.
Zentrales Backend zur Terminverwaltung
Administratoren können auf einen Blick alle bevorstehenden Veranstaltungen sehen, bearbeiten oder neue Termine hinzufügen. Diese Übersicht wurde speziell darauf ausgelegt, die Verwaltungsaufgaben zu minimieren und eine effiziente Bearbeitung zu ermöglichen. Ein weiteres wichtiges Feature ist die zentrale Datenbank für Veranstaltungsorte. Einmal angelegt, können Orte für zukünftige Veranstaltungen einfach wiederverwendet werden. Praktisch ist auch die Echtzeit-Ansicht der verfügbaren Plätze für jede Veranstaltung: Diese Funktion ist besonders wertvoll für die Verwaltung der Teilnehmerkapazitäten und hilft, Überbuchungen zu vermeiden.
Automatisierungen
Das Veranstaltungsmanagement-System automatisiert wesentliche Kommunikationsprozesse, um Administratoren zu entlasten und die Teilnehmer-Erfahrung zu verbessern. Einladungen zu Veranstaltungen werden automatisch versandt, ebenso wie Links zu Online-Konferenzen nach erfolgreicher Anmeldung. Bei Absagen seitens des Veranstalters oder des Teilnehmenden erfolgt eine sofortige Benachrichtigung, um alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten. Zudem werden Teilnehmende automatisch über jegliche Terminverschiebungen informiert, was die Organisation vereinfacht und Missverständnisse minimiert. Diese Automatisierungsfunktionen sorgen für eine reibungslose und effiziente Kommunikation zwischen Veranstaltern und Teilnehmenden.
Themen
Übersichtlicher Veranstaltungskalender
- Filter für Monatsansicht, Kategorien, Themen
- Farbsystem je Veranstaltung zur Orientierung
- Widgets mit den neuesten Terminen
Einfach bedienbares Buchungssystem
- Persönliche Daten vorausgefüllt
- Anmeldung in nur zwei Schritten und Klicks
Erinnerung und Bestätigung per E-Mail
- Bestätigung per E-Mail zur sicheren Zusage
- Erinnerung an den Termin z.B. 48 Stunden vorher
- Absage-Link in E-Mail mit nur einem Klick